La SOFIA est la société de perception et de répartition des droits agréée par arrêté du Ministre chargé de la culture en date du 21 mars 2013 pour autoriser la reproduction et la représentation sous une forme numérique des livres indisponibles du XXe siècle, conformément à l’article L. 134-3 du Code de la propriété intellectuelle (CPI). À ce titre, la SOFIA est mandatée par la loi pour conclure des licences d’exploitation sous une forme numérique des livres indisponibles inscrits au registre Relire n’ayant pas fait l’objet d’opposition de l’auteur ou de son éditeur dans les conditions prévues aux articles L. 134-4 et suivants du CPI.

À défaut d’opposition de l’auteur ou de son éditeur au 21 septembre de l’année en cours, la SOFIA adresse par lettre recommandée à l’éditeur encore titulaire du droit de reproduction imprimée, une proposition d’exploitation exclusive du livre sous une forme numérique pour une durée de 10 ans.

Elle est réputée avoir été refusée si l’éditeur n’a pas notifié sa décision dans un délai de deux mois à la SOFIA.

Dans le cadre de la licence exclusive, l’Éditeur doit respecter les conditions suivantes :

I - Modalités techniques d’exploitation (art. 3.1 de la licence)

La numérisation doit être réalisée selon l’état de l’art pour garantir le respect de l’intégrité de l’œuvre.

1. L’exploitation en mode texte (aux formats e-pub, xml, html…) est autorisée sous réserve que l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) soit de la plus haute qualité technique au jour de la licence, soit 99,99% en 2015
2. L’exploitation en mode image (aux formats PDF image, PNG…) est autorisée sous certaines conditions de qualité.
3. Si le livre ne peut, pour des raisons techniques ou de priorité commerciale, bénéficier d’emblée d’une diffusion numérique en mode texte et en mode image, le choix du format de diffusion reviendra à l’Éditeur.
4. Le niveau de précision et d’exactitude des métadonnées des fichiers doit permettre la reconnaissance et la diffusion de l’œuvre dans le respect des droits et des intérêts légitimes de l’ensemble des ayants droit.
5. Le livre doit être a minima disponible dans un format interopérable sur une pluralité de canaux de vente représentatifs.
6. La mise en place de mesures de protection, notamment techniques (DRM…), doit assurer l’accomplissement des modalités d’exploitation prévues par la licence, dans le respect des droits et des intérêts légitimes des ayants droit.
7. Chaque livre doit être commercialisé à l’unité et dans son intégralité, auprès des particuliers.
8. Il peut également être commercialisé dans son intégralité, soit à l’unité, soit dans le cadre d’un abonnement ou d‘un bouquet auprès des bibliothèques à des fins de consultation sur place ou de prêt numérique
9. Toute autre forme d’exploitation devra faire l’objet d’un avenant, si elle est acceptée par la SOFIA dans les limites permises par la loi.

II - Rémunération (art.5 de la licence)

• L’éditeur doit reverser à la Sofia 15 % du prix public hors taxe de chaque livre vendu. Cette rémunération unitaire ne peut être inférieure à un minimum garanti de 1 €.


• Pour les livres commercialisés à l’unité et dans leur intégralité auprès des bibliothèques, à des fins de consultation sur place ou de prêt numérique, la rémunération est de 15% sur le prix public HT du livre acheté par la bibliothèque, avec un minimum garanti de 1 € par livre vendu à l’unité.


• Pour les livres commercialisés dans le cadre d’un abonnement ou d’un bouquet auprès des bibliothèques, la rémunération est de 15% sur toutes les recettes HT à provenir de l’exploitation.
  

III – Obligations d’exploitation et d’information de l’Editeur (art.3.2,3.3 et art. 6 de la licence)

1. L’éditeur est tenu d’assurer une exploitation du livre sous une forme numérique dans les trois ans suivant la signature de la licence. Cette exploitation doit être permanente et suivie conformément à la loi et aux usages de la profession.
2. L’Éditeur est tenu, au plus tard à la date de commercialisation, de fournir à la SOFIA les informations suivantes :
   - le nom de tous les contributeurs du livre et de tous ceux qui peuvent se prévaloir de droits d’auteur sur le livre (illustrateurs, préfaciers, etc.), dans toute la mesure du possible
   - le prix public HT du livre
3. L’éditeur est tenu d’adresser une reddition annuelle de comptes comportant toutes les informations nécessaires au calcul de la rémunération, telles qu’indiquées au contrat à l’article 6.

IV - Résiliation en cas d’opposition ou de retrait (art. 7 de la licence)

1. L’auteur juge que la numérisation est susceptible de nuire à son honneur ou à sa réputation : il est mis fin à toute exploitation, le livre est retiré dans un délai de trois mois à compter de la notification par la Sofia de l’éditeur. L’éditeur ne peut prétendre à aucune indemnisation.
2. L’auteur signale avoir repris ses droits d’édition auprès de la Sofia. L’éditeur a un mois pour présenter ses observations. À défaut de réponse, passé le délai de trois mois, la Sofia retire la licence exclusive à l’éditeur et lui propose une licence non exclusive.
3. L’auteur du livre indique qu’il est le seul titulaire des droits numériques : la Sofia en informe l’éditeur qui peut présenter ses observations. À défaut de réponse, passé le délai de trois mois, la Sofia met fin à l’exclusivité de la licence, celle-ci se poursuit à titre non exclusif, pour la période restant à courir, sans que la durée ne puisse excéder cinq ans.